釧路の老舗「炉ばた居酒屋はたご家」が「トレタ予約台帳」で予約業務効率化を実現！新人でも迷わない直感操作で150席の紙台帳管理から解放

「テーブルマネジメントならトレタ」。繁盛店の席回転を最適化し、予約事故ゼロで売上と顧客満足度の最大化を実現する「トレタ予約台帳」の導入事例をご紹介します。様々な業態の繁盛店が、テーブルマネジメントの力で業績向上を実現しています。

有限会社はたご家が運営する「炉ばた居酒屋はたご家」では、地方大型店ならではの複雑な予約管理の課題解決と地域密着型営業の効率化を目指して「トレタ予約台帳」を導入。その結果、予約管理の負担軽減と店舗間連携の強化を実現しました。今回は代表取締役の白幡さんに、導入の経緯や効果についてお話を伺いました。

ドミナント展開で地域に根差したサービス提供

———「炉ばた居酒屋はたご家」はどのようなお店なのでしょうか？

有限会社はたご家は釧路市末広地区で3店舗を展開しています。釧路は炉端発祥の地と言われており、当店では炉端を中心とした幅広いジャンルの料理を提供しています。観光客には釧路の炉端文化を伝え、地元の方々には居酒屋としてノミニケーションや各種会合、接待などの場を提供することで、地域に必要とされるお店を目指しています。

客層は観光が3割、地元が5割、残り2割がビジネス観光という構成です。大型店舗として地域の様々なニーズに対応し、創業50年を迎える店舗として、2代目である私が地域活動にも積極的に参加しながら店舗運営を行っています。

地方大型店ならではの予約管理課題

——「トレタ予約台帳」を導入したきっかけを教えてください。

以前はA3の紙に席の割り振りを書いて予約管理をしていました。創業者である会長からは会合名や会社名、さらには「接待なのか仲間内なのか」「顔合わせなのか誕生日パーティーなのか」といった細かい情報を書くよう求められていたため、限られたスペースに多くの情報を詰め込む必要があり、非常に大変でした。

150席ほどある店舗で、これだけの数の予約を紙で管理するのは本当に限界でした。予約変更があると消しゴムで消して書き直す必要があり、変更が何度も発生すると最終的に紙が汚くなり読めなくなってしまいます。特に営業中は他の作業もある中での対応が困難で、作業効率が非常に悪かったんです。

地方では人脈を重視した営業活動が重要で、様々な地域活動や会合に参加することが多いのですが、外出先で予約の電話が来ても紙台帳を確認できませんでした。そのため、一度店舗に戻るか後で折り返すしかなかったんです。地域の信頼関係を築く上で、この迅速な対応ができないことは大きなマイナスでした。

——休日の対応も大変だったとお聞きしました。

転送電話で休日も予約対応をしているのですが、紙台帳を持ち歩かなければならず、正月などの長期休暇でもプライベートの外出時に分厚い台帳を持参する必要がありました。紛失のリスクもありましたし、家族との時間も制約されてしまっていました。

また、予約の伝達をする際も「清書の台帳」と「仮の台帳」を分けて使用していて、それを転記するプロセスで予約漏れが起きることもありました。繁忙時には3件4件の予約が同時に入ると紙が3枚4枚になってしまい、管理が困難でした。

直感操作と録音機能が決め手

——導入の決め手になったのはどんな点でしたか？

一番は使いやすさでした。当店も定期的にスタッフが入れ変わるため、誰でも予約をとれることが重要だったんです。「トレタ予約台帳」は電話を初めて取る人でも、何を聞けばいいかが順番に分かる仕様になっています。例えば、新人スタッフが入ってきた時に何も教えないでいきなり予約作業を任せても、必要事項を全部埋めるだけで予約が取れるんです。

また「録音機能」も大きなポイントでした。予約電話の内容が録音されるため、「言った・言わない」のトラブルを防げ、教育用としても活用できます。

他社の予約管理システムも検討しましたが、操作画面を見た時に細かい表示が多く見づらい印象があったため、直感的に使えそうなトレタを選びました。

“四次元ポケット”のような利便性を実感

——スタッフの反応はいかがでしたか？

最初は皆少し戸惑いましたが、実際に使ってみるとすぐに慣れました。今はもう「トレタ予約台帳」がないとやっていけません。会長は使えませんが、現場スタッフからの反発は全くありませんでした。

シンプルで直感的な操作性が大きなメリットで、特別な説明会を開くことなく導入できました。新人スタッフにも「こういう風に入力して、これで終わり」というくらいの簡単な説明のみで、1ヶ月もあれば全機能を使いこなせるようになります。お客さまの電話での予約スピードにも問題なくついていけます。

——導入後の効果はいかがでしたか？

まさに「四次元ポケットを手に入れた」ような感覚です。スマートフォンがあれば、どこにいても予約台帳を持ち歩いているのと同じ状態になりました。

地域活動での外出先でも、予約の電話に即座に対応できるようになりました。「○月○日の○時から○名様で空いているか」という問い合わせに、その場で3店舗の状況を確認して即答できるんです。地方では人とのつながりが非常に重要なので、この迅速な対応は信頼関係構築に欠かせません。

大幅な業務効率化を実現

——具体的にどのような効果がありましたか？

紙の予約台帳では見えてこなかった情報が「トレタ予約台帳」では一目で把握できるようになりました。予約の隙間時間に別の予約が入れられるかどうかがすぐわかるので、効率的な配席や空席管理によるテーブルマネジメント※が可能になりました。
※テーブルマネジメントとは：予約をきめ細かく配席し、テーブルの回転を極限まで高めつつ、予約事故を防ぎながらお客様の体験や満足度を高める、繁盛店にとって極めて重要な業務のことです。

営業中の効率も大幅に向上しました。「お客さまが来店された」「他のお客さまが呼んでいる」「電話が鳴っている」など、マルチタスクになる場面でも、一つ一つの作業を早く終わらせることができるようになりました。予約対応の時間が短縮され、その時間を接客に回せるようになったのは大きな変化です。

また、時系列で予約が表示されるので、ラストオーダーの案内もスムーズになりました。遅い時間に予約が入った場合、「このくらいの利用時間になりますが大丈夫ですか？」と事前に伝えられるようになって、ミスコミュニケーションが減りました。

3店舗連携で週5〜6組の送客を実現

——ドミナント展開でのメリットは感じていますか？

お店が忙しい時はどこの店舗も忙しいものですが、相互に送客し合えるという大きなメリットがあります。3店舗の予約状況をリアルタイムで確認できるのは本当に助かっていて、予約の段階で「トレタ予約台帳」の機能を使って他店舗の予約状況をチェックできるので、「炉ばた居酒屋はたご家で20人入れない」というときに「ほかの系列店舗なら空いています」とご案内できます。

これにより予約の取りこぼしを防ぎ、お客さまの満足度も高められています。実際、週に5〜6組ほどの送客があり、客単価や平均人数を考えると、かなりの売上になります。

「予約済み」「お食事済み」「お会計済み」などの状態が色分けされて一目でわかるので、予約管理がとてもスムーズになりました。お客さまから「今日入れますか？」と問い合わせがあった時にすぐに回答できるのも大きなメリットです。

——店舗間の連携方法で工夫されていることはありますか？

予約情報の共有も効率化しました。以前は電話やテキストで詳細を伝えていましたが、今は予約画面をスクリーンショットでLINEに送るだけです。「明日の予約入ったから」と画像を送れば、スタッフは概要がすぐわかりますし、詳細を確認したければ自分でシステムにアクセスすればいい。この情報共有の効率化も大きな改善点でした。

顧客情報活用でリピート率向上

——顧客管理についてはどのように活用していますか？

名刺をもらって入力することで顧客データが蓄積されていきます。名前や顔を覚えるのには限界がありますが、事前に情報を入れておくことで、来店時の対応も変わってきます。

特に3店舗で顧客情報を共有できるのが便利です。「いつも系列店でお世話になっているお客さま」ということが事前にわかれば、初回来店でも常連のような対応ができます。「いつもありがとうございます」という一言を自然にかけられますし、そういった小さな積み重ねがリピート率向上につながっていると思います。

また、前日には必ず翌日の予約情報を確認して、何度も来店されるお客さまが来られる予定であれば、好みの食材を準備するなど事前準備ができるようになりました。

自社集客ツールとしてネット予約を活用

——集客はどのようにされていますか？

主な集客は電話予約で、グルメサイトは現在利用していません。釧路という地域柄、グルメサイトを使う人はそれほど多くないと感じています。むしろGoogleマップで検索して口コミを見る方が多いのではないでしょうか。

送客手数料の負担を考えると、自社で集客できるツールを活用する方が効率的だと考えています。これからは「トレタかんたんネット予約※1」や「Googleで予約※2」機能をもっと活用していきたいと思っています。
※1トレタかんたんネット予約とは：「トレタ予約台帳」をご利用いただいているお客さまは作成無料&送客手数料0円でご利用可能です。ホームページやSNS、Googleマップなどの予約窓口としてご活用いただけます。
※2トレタ予約台帳は「Googleで予約」と連携するパートナーシステムです。Googleマップ上で直接予約することが可能です（追加料金0円・送客手数料0円）。受付した予約はトレタ予約台帳で一元管理されますので、転記の手間やオーバーブッキングといった心配はありません。

今後の展望

——今後の展望をお聞かせください。

「トレタ予約台帳」は、お店をやめるまで使い続けたいと思っています。多分依存症ですね。（笑）もうこれなしでは業務が成り立ちません。

他社システムもアップデートしてより使いやすくなるかとは思いますが、「トレタ予約台帳」も同時に進化していくでしょうから、あえて変える必要はないと考えています。定期的にアップデートして勝手に便利機能が追加されるのもありがたく、自分たちがそこに頭を使わなくて済むのも大きなメリットです。

これからも「トレタ予約台帳」の機能をフル活用してテーブルマネジメントを極め、地域に愛され続ける店舗運営を続けていきたいと思います。

白幡さん、ありがとうございました！

「トレタ予約台帳を使ったら他の台帳はもう使えないよね。本当にいいと思っているので！」という白幡さんのお言葉に、私たちも大変嬉しく思います。

地方大型店ならではの複雑な予約管理課題の解決は、多くの飲食店にとって重要なテーマです。「炉ばた居酒屋はたご家」のように、デジタル化による適切なテーブルマネジメントで業務効率を高め、さらには地域密着型営業の効率化や顧客満足度の向上につなげられることが理想です。

特に印象的だったのは、「四次元ポケット」という表現に象徴される、外出先からの予約対応能力です。地方での人脈重視の営業活動において、この機能は単なる利便性を超えた競争優位性をもたらしていると感じました。また、店舗間での連携が強化され、予約の取りこぼしを防止できるようになった点も、複数店舗展開されている飲食店さまにとって大きな価値を持つと確信しています。

釧路の伝統ある炉端文化を守りながらも、時代に合わせたサービスの提供に取り組む白幡社長の姿勢に、私たちも学ぶところが多くありました。今後も「炉ばた居酒屋はたご家」の発展に、トレタがお役に立てることを願っています。

最後におすすめメニューのご紹介です。

釧路らしい食材を使った炉端焼きを提供しています。王道はホッケで、その他にもししゃも、こまい、めんめ（キンキ）、牡蠣、ホタテ、ホッキ貝といった北海道ならではの海の幸を豊富に取り揃えています。

つぶ焼きも釧路の文化として大切にしているメニューだそう。また、ザンギやザンタレ（タレをかけたザンギ）も釧路ならではの料理として提供しているとのことです。

食材が豊富な北海道ならではで、海の幸だけでなく野菜や肉の料理も充実しています。

店舗情報

炉ばた居酒屋はたご家
北海道釧路市栄町4丁目2 末広興産ビル 2階
0154-22-1717
予約はこちら

＜姉妹店＞
炭焼炉端ちくぜん
北海道釧路市栄町5-2（栄町交番向い）
0154-31-0301
予約はこちら

炉ばたさかまる
北海道釧路市栄町4-2
0154-25-1530
予約はこちら

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