近年、日本ではさまざまなデジタルツールが発達し、各業界でDXが進んでいます。デジタルツールはユーザーの利便性を高めるだけでなく、組織に業務効率化をもたらし、新たな時間や労働力を生み出します。
その中で今回は予約業務を効率化する予約システムをピックアップ。これから予約システムを導入しようと考えている方々に向けて、予約システムの基礎知識、タイプの紹介、必要な予算や選び方などをまとめて解説します。タイプ毎におすすめのサービスも紹介しますので、ぜひご参考ください。
トレタ予約台帳
予約システムとは？
予約システムとは、ホテルや病院、レストランなどの予約にまつわる業務全般を効率化するデジタルツールです。
予約システムを活用すると、顧客が予約を取りやすくなるだけでなく、事業者側にも効率的な組織運営が可能になります。予約時に顧客情報も入手できるため、マーケティングに重要なデータも蓄積できます。
また、24時間受付可能になるため、顧客は都合の良いときに予約できるようになり、一方で事業者にとっては予約の取りこぼしが減って稼働率が向上します。
予約システムは主にホームページに予約用のカレンダーを設置したり、制作した予約ページのリンクを貼るなど、インターネットやアプリを通して利用するのが一般的です。
紙やエクセル等で予約管理する問題点
予約管理を手書きの台帳やエクセル等のソフトで行っている店舗も少なくありません。
現場スタッフが管理しやすい方法で取り組むのがベストですが、こうしたアナログな管理方法には以下のような問題点もあります。
- 電話対応の時間が必要
- 聞き間違いや書き間違いによる受付ミスのリスク
- 手書きや入力の手間が発生する
- 24時間対応が不可
- 電話よりもウェブ予約を選ぶ顧客が増えている
デジタルツールは以上の問題点を概ねクリアすることができますが、コストの発生、システムトラブルのリスク、使い方に慣れるまで時間が必要などのデメリットもあります。以上の点も踏まえた上で、予約の管理方法を考えていかなければなりません。
ここから把握！タイプ別予約システム
予約システムは役割によって大まかに3つのタイプに分けることができます。
- 万能型
- 専門型
- オリジナル
それぞれ解説します。
①万能型 | 幅広い業界で活用できる予約システム
業界に特化せず、さまざまな業界で活用できる予約システムです。病院やトレーニングジム、スクールやイベント・セミナーなど多岐に渡ります。
一般的な予約機能はもちろん、見やすく使いやすいインターフェースや、デザインも一定のカスタマイズが可能など扱いやすい仕組みになっているのが特徴です。
②専門型 | 各業界で使いやすいようにカスタマイズされている特化型
飲食店やエステ、オンラインスクールなど各分野に特化した形で作られた予約システムもあります。
万能型と比較して汎用性には欠けますが、業界に特化することでその分野に必要な機能や最適なデザイン・インターフェースが用意されているので、より細かいニーズに対応してくれるシステムといえるでしょう。
③オリジナル | WordPressを活用して予約フォームを制作する
予約システムをWordpressなどを使って自社で制作することでコストを大幅に削減することができます。
WordPressとは、ブログやHPが制作できる無料のソフトウェアです。予約フォームを作成したい場合は、Wordpressに予約フォームのプラグインをインストールすれば作成することができます。
制作するには一定のITリテラシーが必要ですが、制作方法が記載されたウェブページはたくさんあります。コストを節約したい人は調べてみてはいかがでしょうか。
予約システムに必要な予算
予約システムは無料版から有料版まであり、有料版は料金もシステムによってさまざまです。
予約システムの利用にあたって、どのぐらいの料金がかかるのか、そして無料版と有料版の違いを解説します。
金額の相場
予約システムを利用するためにかかる費用としては、最初の導入時にかかる「初期費用」と毎月の利用料である「月額料金」です。さらに、決済機能など別途追加オプションとして発生する場合もあります。
それぞれの価格は、サービスによって異なりますが、主に以下の通りです。
| 月額料金 | 無料〜35,000円程度 |
| 初期費用 | 無料〜15万円程度 |
| 追加オプション | 3,000円〜 |
料金の差は登録可能な店舗数や予約受付件数、メールの送信数などで異なります。特に高額な予約システムは、他サービスとの連携やデータ分析機能、サポート体制が充実しています。
しかし価格が高いからといって、自分たちに最適な予約システムとは限りません。組織が今抱えている課題や、実現したいことに沿って選ぶようにしましょう。
有料と無料の違い
さて、それでは有料版と無料版の違いはどこにあるのでしょうか？
先ほど記述した料金の差と同じように、登録可能な店舗数や予約件数など使用可能な機能や範囲の制限はありますが、さらに無料版は広告が表示されてしまう場合があります。また、登録後のお試し期間として一定期間のみ無料と設定されている場合もあります。
個人店などの小規模店であれば無料の範囲内で十分活用できるシステムもありますが、複数店舗になると機能的に不足部分が大きく、有料版の利用が現実的となるでしょう。
補助金の活用でコスト節約が可能になる
「予約システムのコストを節約したい」
そんな方は、国や地方公共団体などが提供している補助金や助成金の活用がおすすめです。
予約システムの導入が対象となる補助金としては、「IT導入補助金」があります。
IT導入補助金は、小規模事業者や中小企業などがITツールを導入する場合にその費用を一部補助してくれる制度です。予約システムも適用される補助金ですので、ご興味のある方は一度調べてみてはいかがでしょうか。
▼補助金の記事の表を抜粋
| 補助金額 | ［通常枠] 30万円～450万円 ［セキュリティ対策推進枠］5万円～100万円 ［デジタル化基盤導入類型] 5 万円～ 350万円 |
| 補助率 | 1/2〜3/4 ※枠や企業規模により変動 |
| 対象経費 | ソフトウェア購入費・クラウド利用費・導入関連費・セキュリティサービス利用料など |
引用「IT導入補助金について」より
予約システムの一般的な機能
予約システムの機能はサービスによってさまざまですが、一般的に備わっている機能を紹介します。
予約管理
ウェブやアプリから予約が受付できるようになる最も主要な機能です。利用者はカレンダーや専用の入力フォームから希望の日時を選択し、必要な情報を入力します。
24時間いつでも予約でき、空き状況もひと目で確認できるため、利用者にとって利便性が高くなります。事業者側も聞き間違いによるミスや電話対応が不要となるため、大幅な業務効率化が期待できます。
日程の変更やキャンセルを受付することもできます。キャンセルが出た場合はすぐに画面に反映すれば予約の取りこぼしも防ぐことができるでしょう。
顧客管理
予約した顧客の性別、年齢、住所、連絡先などの個人情報はもちろん、利用回数や注文内容、決済金額などが記録されます。このような顧客データの蓄積は、ビジネスの戦略を考える上で重要な指標となります。
また、嗜好や特徴などをメモとして入力しておくことで、その顧客が次回訪問したときによりよいサービスを提供することができるようになります。顧客情報の管理は、顧客満足度の向上にも貢献します。
連絡機能
予約システムに登録された利用者に、メールを送ることができます。利用日の数日前や前日にリマインドメールを送れば予約忘れ防止になり、利用後にフォローメールを送れば店舗の印象をよりよくし、リピートに繋がる可能性が高まります。
期間限定のキャンペーンなど特別なお知らせにも利用でき、集客活動としても役立ちます。自動の送信機能やテンプレートを活用すれば、より効率良く使うことができるでしょう。
決済機能
予約と共に決済できる機能です。決済方法は予約システムによってさまざまですが、クレジットカードやPaypal、電子マネーやコンビニ決済など幅広い支払い方法が可能になれば利用者の利便性が向上します。
予約時に支払いを済ませることでノーショーなどによる損失防止にも繋がります。サブスクリプションでサービスを展開している場合は、定額での決済が可能なシステムを選べば業務効率化にも繋がります。
失敗しない！予約システムを選ぶときに重要な5つのこと
予約システムといってもさまざまなサービスが展開されています。数多くの予約システムからどのように選べばいいのでしょうか？
予約システムを選ぶときに気をつけたいことを解説します。
業態に必要な機能が備わっているか？
まず、自社の業態に必要な機能が揃っているかを確認しましょう。特化型の予約システムであればこの点の悩みは解消されますが、万能型の場合は注意しなければなりません。
例えば飲食店と美容室では必要な情報が異なります。
▼業態によって必要な情報が異なる一例
飲食店 | 氏名、連絡先、時間、人数、席のみかコースか、クーポンの有無など |
美容室 | 氏名、連絡先、時間、指名の有無、希望のカットコース内容、クーポンの有無など |
必要な情報が得られない予約システムを導入しても、現場スタッフにとっては使いづらいツールとなり不満が募ります。顧客の評価も落ちていくので気をつけましょう。
顧客情報がどこまで蓄積できるか
予約システムの魅力は、自動で予約を受け付けることができて業務効率化に繋がるのと、顧客情報が蓄積できることにあります。顧客情報は自社にとってマーケティングを考える上で重要なデータです。連絡先だけでなく、利用回数が自動で集計されたり、嗜好や特徴についてメモ入力できるのが望ましいです。
社内共有や分析のためにデータがダウンロードできる機能や、予約システム以外でも電話やメールで予約受付している場合、手入力で顧客情報登録もできるとより便利です。
決済機能はどこまで対応可能か
現金やクレジットカード、電子マネーなど顧客が利用したい支払い方法はさまざまです。当然、できるだけ多くの方法で対応できた方が顧客の利便性は高まります。
ただ、増えればそれだけ手数料も発生します。手数料は予約システムによって異なりますので要注意です。
また、予約システムによっては支払い方法が限定されている場合もありますので、その点も確認しておく必要があります。サブスクリプションのサービスを展開している場合は、定額決済が可能かどうかも確認しましょう。
セキュリティは担保されているか
予約システムは顧客情報の取り扱いや決済も行うため、セキュリティ対策には万全を期さなければなりません。セキュリティが脆弱で個人情報が漏洩すれば、社会的な信頼はたちまち失墜し、ビジネスどころではなくなります。予約システムの提供会社にセキュリティ面はどのようなレベルで行われているのか、確認するようにしましょう。
また、導入後は外部だけでなく内部からの情報漏洩にも気を配らなければなりません。顧客情報を共有するということは、スタッフが誰でも見られるということでもあります。管理者を決めたり、個人情報の取り扱いについては社内ルールをしっかりと定めましょう。
現場スタッフと共有する
予約システムを実際に使うのは、現場スタッフです。予約システムの使い方の教育はもちろんですが、なぜ導入するのか、導入をして組織としてどのようなことを達成したいのか、という目的や展望の共有もしておくことが大切です。
現場スタッフからすれば、今までと異なるオペレーションに対応することは労力も必要ですし精神的な負担もかかります。前向きに取り組んでもらうためにも、目的や展望もしっかり共有しましょう。
予約システム導入までの流れ
予約システムを導入するまでの流れは、一般的に下記のようになります。
- 目的や予算を明確にする
- 情報収集
- 決定・設定準備
- スタート・改善
目的や予算を明確にする
予約システムを導入するとき、すぐにサービスを探して始めたくなるところですが、まずは目的や予算を明確にしておきましょう。
予約システムは予約業務の効率化を実現できますが、それがゴールではありません。何のために効率化をするのか、効率化をして浮いた時間や労力で何を実現していきたいのかを考えておくことが大切です。
目的や予算が明確でないと、予約システムを料金の安さだけで選んでしまい、導入の効果が薄まります。
情報収集
自社に合った予約システムを探すため、情報収集を行います。選び方は述べた通りですが、予約システム専用のサービスを導入するのか、自社でWordpressなどを使って制作する方がいいのか、さまざまな方法を含めて検討しましょう。
無料相談を受け付けている企業もあるので、自社に合った使い方ができるのか確認してみるのもおすすめです。
決定・設定準備
目的、予算に見合った予約システムが見つかったら契約をし、準備を進めます。予約システムによって設定方法は異なります。サポートセンターがあれば確認しながら進めていきましょう。
これまでと予約受付の流れや顧客情報の管理方法、決済方法が変わるため、オペレーションの再確認と現場スタッフとの共有も忘れずに行いましょう。
スタート・改善
ようやく、予約システムの運用スタートです！想定していなかった問題がさまざま発生するはずです。現場スタッフとのコミュニケーションを密にとり、オペレーションを改善しながら取り組んでいきましょう。
どの業界でも使える！初心者向けの万能型予約システム5選
最後に、予約システムを初めて使う方におすすめの予約システムを紹介します。
まずは、さまざまな業界に対応している予約システムです。以下の5つを紹介します。
- Square 予約
- STORES 予約
- Airリザーブ
- RESERVA
- リザエン
Square 予約
Square予約はBlock,inc株式会社によって運営されているオンライン予約システムです。日本ではSquareという決済サービスとしても幅広い業態で導入されています。
▼公式サイトはこちら
https://squareup.com/jp/ja/appointments
iOSとAndroid用のモバイルアプリに対応し、無料プランでも多くのシステムが利用可能で初めての方でも導入しやすいシステムです。拡張性も高く、タッチ決済やiPad対応のPOSレジなども利用できます。SNSと連携できて予約ボタンの設置もしやすく、効率的な集客が可能です。スマホアプリにも対応し、直感的な管理画面で予約管理が行えます。
Squareリーダーやスタンプなど他シリーズとも連携すれば、より利便性が高くなります。SNSの活用や、予約システムを簡単に導入したい方におすすめです。
STORES 予約
STORES株式会社が運営する予約システムです。オンラインショップのSTORESは有名ですが、こちらの予約システムも汎用性の高さが好評で15万社以上の導入実績を持っています。
▼公式サイトはこちら
https://stores.jp/reserve
無料プランから利用可能で、ネット決済や月額決済も可能です。また、顧客向けの専用アプリも提供可能で、顧客は予約や予約のキャンセル・変更、月額払いなどがアプリ上から行えます。
スタッフ毎の予約受付や、LINEやGoogleなど他サービスとの連携、売上などの自動集計やデータ分析機能なども備わっており、多機能かつ使いやすい予約システムと言えます。
Airリザーブ
株式会社リクルートが運営する予約システムです。見やすいデザインと、高い操作性で初めて予約システムを利用する人でも使いやすいと好評です。
▼公式サイトはこちら
https://faq.airreserve.net/hc/ja
予約件数によって料金が変動する予約システムが多い中で、無料プランでも件数に制限がありません。また機能も多く、高い利便性を誇ります。
予約はカレンダーによって管理され、ウェブ予約はもちろん電話予約や直接訪問の予約、秋状況も反映できるため、一元管理で予約業務が楽になります。
RESERVA（レゼルバ）
登録事業者数は350以上の業種、26万社以上と業界トップクラスの実績を誇る予約システムです。初期設定は3分程度で完了できるにも関わらず、予約管理から集客までカバーするという幅広い役割を果たし、実際に導入企業の約9割が売上アップを実感するという実績を誇ります。
▼公式サイトはこちら
https://reserva.be/
GoogleカレンダーやLINE、FacebookなどのSNS、アメブロなどとも連携が可能で、スマートロックやZoomといった外部システムも併せて利用することでさらに利便性が向上します。また、英語や中国語、韓国語など多言語での予約受付も可能です。
予約受付に限らず、ビジネス全般に役立つシステムを導入したい方におすすめです。
リザエン
2000年から予約システムを提供している業界の老舗です。中小企業から大手上場企業まで幅広い企業の予約管理の効率化を実現してきており、信頼度は抜群です。
▼公式サイトはこちら
https://www.riza-en.jp/
長年実績を着実に挙げられたのは、24時間365日の監視体制がひとつの要因といえるでしょう。セキュリティがしっかりしているため、観光庁や自治体、大学やグローバル企業から高い支持を受けています。
200以上の業種に対応し、1ヶ月無料のトライアルでスタートできます。一般的な予約管理や顧客管理、決済機能が使えるプランだけでなく、企業の要望によってカスタマイズできる「エンタープライズ版」もあります。「他の予約システムでは不足を感じる」という方は、ニーズに沿った予約システムが構築できるかもしれません。
やっぱり業界特化型が一番！初心者向けの専門型予約システム5選
各業界に特化した予約システムとして、以下の5つを紹介します。
- TORETA（トレタ）
- ワンモアハンド
- WTE
- Direct In S4
- ドクターキューブ
TORETA（トレタ）
飲食業界のDXを推進するトレタの予約台帳システムです。個人店から大手チェーン系レストランまで規模を問わず活用されており、客単価7%増、集客コスト1/2削減、人件費1/3削減というリアルな実績も生み出しています。
手書きが可能など飲食店のオペレーションを邪魔しない直感的で高い操作性、20以上のグルメサイトや10以上のPOSとのシステム連携、99.9983%のシステム稼働率というトラブルに強い圧倒的な安定性、飲食業界ではまだ多い電話予約の録音機能付きなど飲食店に必要かつ役立つ機能が多く備わっています。
顧客情報の入力も可能なので、より高いおもてなしの実現も可能です。1ヶ月無料のトライアルもあります。
ワンモアハンド
リラクゼーションサロンや整体、鍼灸院などの業界を専門とした予約システムです。導入店舗は全国2,842店舗（2023年9月27日時点）を記録し、予約数140％アップ、継続率99.5と高い支持を集めています。無料体験可能です。
▼詳しくはこちら
https://pr-onemorehand.jp/static/top/
予約管理や分析機能など一般的や予約システムの機能に加え、保険・自費診療毎に受付できる予約設定、特定の施術コースに対応できるスタッフを選定できるなど、業態に沿った機能が備わっています。
近年集客効果が高いと注目されているGoogleビジネスプロフィールの口コミ収集も自動で行うことができたり、キャンセルが出た場合に登録者へ自動で空き枠情報が送信できたりとユニークな機能も揃っています。
WTE
語学やプログラミング、カウンセリングなどのオンラインスクールを効率的に運営するためのサービスです。予約システムもありますが、決済、レッスン管理、給与計算、ホームページ制作などスクール運営に必要な業務を幅広く網羅しています。
▼詳しくはこちら
https://pr.wte.jp/
予約システムはカスタマイズできるので、導入後に慣れてきてから顧客のニーズに沿って変更可能です。
また、担当ディレクターがマンツーマンで導入前・導入後のサポートをしてくれるため、予約システムを初めて利用する人でも安心して運用することができます。提供する株式会社ライトアップは、自社でもオンライン英会話を運営しており、利用者と同じ目線でサポートできる点もひとつの強みと言えるでしょう。
Direct In S4
旅館やホテルなど宿泊施設を専門とした予約システムです。35年の歴史を持ち、導入実績は3500社以上と業界トップのシェアを誇ります。
▼詳しくはこちら
https://www.dyn.co.jp/product/directin/
「自社予約を強くする」というキャッチコピーの通り、自社予約が7倍増えるなどの実績を上げています。それは顧客にとっての使いやすさを追求した結果といえます。見やすくて使いやすいインターフェースで表示速度も早く、顧客側は最短2ステップで予約が完了でき、高い利便性を実現しています。また、SNSでのログイン機能や多言語対応など海外のインバウンド需要にも対応できる環境が整っています。
ドクターキューブ
病院専門の予約システムです。運営のドクターキューブ株式会社は英フィナンシャルタイムズなどが発表している「2023年アジア太平洋地域の急成長企業」のトップ500社として受賞を受けており、世界的に認められた企業です。
▼詳しくはこちら
https://jtc.doctorqube.com/
病院ならではの「時間予約」「順番予約」などの設定が可能なだけでなく、院内のディスプレイとも連携表示でき、デザインの自由度も高いので好きな形式で表示させることができます。これまで受付が煩雑だった「予防接種予約」や「病児保育」なども簡単に受付られるようになり、大幅な業務効率化が期待できます。
まとめ
今回は、予約システムについて解説しました。最後に大事なポイントをまとめます。
第1章 予約システムとは？
- さまざまな業態の予約業務を効率化するデジタルツール
- 紙やExcelなどよりも作業時間が短縮でき、ミス防止も期待できる
- システムによっては顧客情報の蓄積も可能でマーケティングにも役立つ
第2章 ここから把握！タイプ別予約システム
- 万能型は幅広い業界で使える汎用性の高い予約システム
- 専門型は飲食業や宿泊業など業界に特化した予約システム
- オリジナルはWordpressなどで自社で制作する予約システム
第3章 予約システムに必要な予算
- 主に発生する費用は初期費用、月額料金、追加オプション
- 初期費用は無料〜35,000円程度が相場
- 月額料金は無料〜15万円程度と幅広い
- 追加オプションは3,000円程度〜。
- 予約件数や登録可能店舗数など機能の範囲や量で料金が変わる
- 無料版は広告が表示される場合もある
- 補助金の活用でコストの負担を軽くすることができる
第4章 予約システムの一般的な機能
- 主な機能は予約管理・顧客管理・連絡機能・決済機能である
第5章 失敗しない！予約システムを選ぶときに重要な5つのこと
- 業態に必要な機能が備わっているか？
- 顧客情報がどこまで蓄積できるか
- 決済機能はどこまで対応可能か
- セキュリティは担保されているか
- 現場スタッフと共有する
第6章 予約システム導入までの流れ
- 目的や予算を明確にする
- 情報収集
- 決定・設定準備
- スタート・改善
第7章 どの業界でも使える！初心者向けの万能型予約システム5選
- Square 予約
- STORES 予約
- Airリザーブ
- RESERVA
- リザエン
第8章 やっぱり業界特化型が一番！初心者向けの専門型予約システム5選
- TORETA（トレタ）：飲食業界
- ワンモアハンド：リラクゼーションや整体
- WTE：オンラインスクール
- Direct In S4：宿泊施設
- ドクターキューブ：病院
予約システムを導入することで予約業務は大幅に効率化できるでしょう。大切なことは、その先を見据えること。効率化をして、何を実現したいのか？それを忘れないようにしながら、自社にあった予約システムを選ぶようにしましょう。
