飲食店の予約管理システム｜導入時に使える補助金や具体的な進め方

飲食店の予約台帳とは？

飲食店の予約台帳とは、お客様から入った予約を管理するもののことを指します。

予約台帳があることで予情情報が一元化されるため、配席を効率よく行うことが可能です。
また予約台帳にお客様が来店した際の喫食情報を記載し、顧客情報の管理に役立てているお店もあります。

飲食店の予約管理方法は主に3つあり、それぞれ特徴が異なります。

• 手書きの予約台帳
• 表計算ソフトで管理（Microsoft Excel・Googleスプレッドシート）
• 予約管理システムの利用

予約管理の方法	店舗の規模	メリット	デメリット	該当するお店の特徴
手書きの予約台帳	小規模	・低コスト ・誰でもすぐに取り組める	・台帳を保存するスペースが必要 ・記入の手間がかかる ・記入ミスの可能性がある	・費用はかけたくない ・予約は少ない
表計算ソフト管理	小規模〜中規模	・低コスト ・顧客情報の検索が容易 ・多くの情報を管理できる ・台帳の収納スペースが不要	・PCやタブレットが必要 ・ある程度の専門知識が必要 ・手入力の手間がかかる ・入力ミスの可能性がある	・費用はかけたくない ・ある程度予約は入るが手入力でまかなえる ・他サービスとの連携を必要としない
予約管理システム	小規模〜大規模（複数店舗）	・予約管理にかかる手間が減少する ・顧客管理も容易にできる ・入力ミスなど人為的ミスが起こりにくい	・月額コストがかかる ・導入時は多少トレーニングが必要	・費用をかけても良い ・人為的ミスを減らしたい ・予約管理業務を効率化したい ・人件費を削減したい ・売上げアップに役立てたい

手書きの予約台帳

手書きの予約台帳は電話やメールなど、入った予約を紙に書くシンプルなスタイルで、ノートとペンさえあれば取り組めるため、誰にでもすぐに行える手軽さが特徴です。

しかし聞き取りや記入の際、人為的ミスが起こりやすく予約の漏れやダブルブッキングなどのトラブルが発生する可能性があります。

また営業年数が経過するにつれ予約台帳が増えるため、顧客情報の管理が困難になるケースが多く見られます。

<手書きの予約台帳のメリット>

• 低コスト
• 誰でもすぐに取り組める

<手書きの予約台帳のデメリット>

• 台帳を保存するスペースが必要
• 記入の手間がかかる
• 記入ミスの可能性がある

表計算ソフトで管理

エクセル（Microsoft Excel）やGoogleスプレッドシートなどPCの表計算ソフトで管理する方法を取り入れると、先に挙げた手書きの予約台帳のデメリットを軽減できます。

予約情報が増えてきてもデータで管理するため、物理的な質量は増えません。
表計算ソフトの検索機能などを使用すれば、顧客の情報がすぐに呼び出せるなど機能面でも優れています。

手書きの予約台帳に比べ全体の情報が見渡しやすいため、予約状況を把握しやすいメリットもあります。

一方で表計算ソフトで予約管理をするデメリットは、PCやタブレットが必要であることや、表計算ソフトに関してある程度の知識が求められることです。
また予約情報は手入力で行うことが多いため人為的ミスの可能性は否定できず、予約件数の多いお店では入力作業にかなりの手間が発生します。

＜表計算ソフトで管理するメリット＞

• 低コスト
• 顧客情報の検索が容易
• 多くの情報を管理できる
• 台帳の収納スペースが不要

＜表計算ソフトで管理するデメリット＞

• PCやタブレットが必要
• ある程度の専門知識が必要
• 手入力の手間がかかる
• 入力ミスの可能性がある

予約管理システムの利用

予約管理システムは手間のかかる予約管理を効率化する便利なツールです。
予約管理システムによっては、予約受付、配席、POSシステム、顧客管理など、予約から顧客管理までを一元管理することができます。

設定によっては予約管理に人を介さないため、人為的ミスが起こりにくく、予約漏れやダブルブッキングを回避できます。
表計算ソフトのような手入力する作業は少ないため、作業の効率化にも役立つでしょう。

小規模の店舗でほとんど予約のない場合は手書きの予約台帳、ある程度予約はあるがグルメサイトやPOSシステムとの連携が不要な場合は表計算ソフト、中規模以上の店舗や予約管理を自動化したい場合は予約管理システムが向いていると言えます。

＜予約管理システムのメリット＞

• 予約管理にかかる手間が減少する
• 顧客管理も容易にできる
• 入力ミスなど人為的ミスが起こりにくい

＜予約管理システムのデメリット＞

• 月額コストがかかる
• 導入時は多少トレーニングが必要

飲食店の予約関連で発生しやすいトラブル

飲食店の予約管理で発生しやすいトラブルとして「予約日時のミス」と「無断キャンセル」が挙げられます。

予約日時のミス

予約日時のミスは、お客様側とお店側の2つのパターンがあります。
お客様のミスで考えられるのは主に以下の原因です。

• 間違った日時で予約していた
• 予約した日時と違うタイミングで来店した

これらに共通するのは、お客様が予約の日時を正確に把握していないという点です。
対策として、ご予約日の前日などに正しい予約日時を電話かメールなどで連絡すると、お客様は間違いに気付くでしょう。

対してお店側のミスは主に以下の３点。

• 予約を予約台帳に記入していなかった
• 間違った日時で予約をとっていた
• 予約が埋まっているにも関わらず新規予約を受けてしまった

電話でのご予約時にメモしたものの、あとから予約台帳に書くのを忘れた、予約日時を正しく聞き取れなかった、受付時の予約状況を把握していなかったなど、どれもお店が多忙だと起こり得るミスです。

ミスを防ぐには、予約受付と管理の体制をきちんと整える必要があります。

無断キャンセル

多くの飲食店にとって無断キャンセルは利益を圧迫する大きな問題です。
確保していた席や用意した料理が無駄になるだけでなく、キャンセル料が支払われないこともあります。

無断キャンセルと言っても、お客様が悪気なく忘れているケースも考えられるため、予約日の前日や数日前に確認をすると回避できる可能性が高まるでしょう。

また連絡する際に、「ご都合が悪ければキャンセルしていただいても大丈夫です。すぐに返信いただければキャンセル料はいただきません」などとメッセージを添えると、キャンセルをするか迷っている方はこの時点でキャンセルするため、当日の無断キャンセルを回避しやすくなります。

予約台帳はデジタル予約管理システムがおすすめ

3つの予約台帳はそれぞれメリットとデメリットがあるため、お店に合った方法を選ぶのがベストです。

しかし新型コロナウイルスの影響は未だ抜けきれず、多くの飲食店において人手不足が深刻化しています。
そういった飲食業界の状況を考えると、省人化を実現できる予約管理システムが時代に合っているのではないでしょうか。

とはいえ、多くの予約管理システムは月額費用が発生するため、まずは手書きから始めて、作業が追いつかなくなってから表計算ソフトを使うか、予約管理システムを導入するのかを検討すると良いでしょう。
次章からは予約管理システムについて、詳しく解説していきます。

予約管理システムができること

予約管理システムには主に以下のような機能が備わっています。

• 予約受付・管理
• 顧客管理
• 予約状況確認
• メール配信
• 分析機能
• グルメサイト連携
• POSシステム連携
• 決済端末連携
• 複数店舗管理
• 多言語対応

上記のなかで特に多くの店舗が利用しているのが、「予約受付・管理」「顧客管理」「グルメサイト連携」です。

予約は事前の設定通りに自動で受付され、同時に顧客リストに登録できるため、予約受付や顧客管理が自動化できます。

グルメサイトと連携すれば、自分のお店のホームページだけでなく、グルメサイトで入った予約もまとめて管理できます。
グルメサイトからの流入が大半というお店には大きなメリットです。

そのほか予約状況の可視化したりお客様の傾向を分析したり、またメール機能を使ったお客様へ予約日の確認も可能です。

予約管理システムのさまざまな機能を使いこなせば予約管理に留まらず、売上向上に役立つでしょう。

予約管理システムを導入するメリット

予約管理システムを導入するメリットは主に4つあります。

• 予約業務の効率化
• 予約数の増加
• 集客効果
• 売上・顧客分析・顧客管理

予約業務の効率化

予約管理システムを導入すると、電話やメール、ホームページ、グルメサイトなどから別々に入る予約をまとめて管理できるため、予約業務が効率化できます。

まとめて管理することで、予約の漏れやダブルブッキングが起こりにくくなるでしょう。

予約数の増加

予約管理システムを導入すると24時間いつでも予約を受付することができるため、予約数の増加が見込めます。

予約が電話での受付のみだと、営業時間や店に誰かがいる時間だけしか予約を受付できないことから、機会損失につながることも。

また電話の通話料金をかけたくない、電話する状況が作りにくいという方にとって、ウェブで完結する予約システムは予約のハードルを下げる効果が見込めます。

集客効果

予約管理システムのメール機能を使い、お客様へ来店を促す連絡ができるため集客効果が期待できます。

お客様の誕生月にお祝いの言葉とともに特別クーポンを発行したり、お得なイベント情報をお知らせしたりすると、来店の可能性が高くなります。
個別の対応が難しい場合、新メニューのお知らせなどを一斉メールで送るだけでも、常連客には来店を促す効果が見込めるでしょう。

売上・顧客分析・顧客管理

予約情報をもとにお客様の年齢層や属性、注文内容などを分析することができます。

これらの分析結果から、「どのような層に、どのような料理・サービスを求められているのか」が明確になり、今後の店舗運営に生かせます。

またお客様の滞在時間を把握すれば回転率の予測がつくようになるため、予約枠を有効に使えるようになるでしょう。

また、予約情報と合わせて顧客情報も管理できれば、効果的なマーケティングが可能になります。
たとえば顧客の属性や特徴など、把握した上で集客に取り組めば、効率よくリピーターが獲得できます。
競合店の多いなか、飲食店が生き残るにはリピーターの存在は欠かせません。
予約管理システムをフル活用し、集客に役立てましょう。

リピーターの獲得方法や失客対策については、「飲食店のリピーター獲得対策6選｜お客様が来ない店にしないために」を併せてご覧ください。

予約管理システムの選び方

多くの予約管理システムから、自分のお店にあったものを選ぶのは大変です。
しかしどの会社が提供するサービスにもターゲットとして設定している業種があります。
飲食店で使うなら、飲食店に特化したサービスが最適です。

飲食店専門の予約管理システムなら、飲食店の営業スタイルに最適化されているため、欲しい機能が用意されています。

具体的には以下の4つの機能が搭載されているサービスを選びましょう。

• 顧客管理ができるか
• 分析機能がついているか
• 操作が簡単に行えるか
• グルメサイトやGoogleビジネスプロフィールなど外部サービスと連携できるか

費用を優先して上記の機能が搭載されていないサービスを選ぶと、デジタル管理の優位性が存分に発揮できない可能性があるため、注意が必要です。

予約管理システムおすすめ3選

飲食店専門の予約管理システムを3つ紹介します。

• トレタ
• レストランボード
• TableCheck

トレタ

トレタは予約管理システムの「トレタ予約台帳」をはじめ、AIが自動で電話対応を行う「トレタ予約番」など、デジタルによる飲食店経営のアップデートをサポートするサービスです。

トレタ予約台帳は「誰にでもすぐに使いこなせる」機能にこだわり、アプリを磨いてきました。
主な機能は以下の通りです。

• 予約台帳
• 顧客台帳
• オンライン予約ページ
• POSレジ連携機能
• グルメサイト連携機能
• 「Googleで予約」との連携機能
• 手書き機能
• 予約通知機能
• データ分析機能

トレタ予約台帳は、高機能ながら使いやすいアプリなのでPCやタブレットの操作が苦手という方も安心して利用できます。
「予約管理に加え、顧客管理や集客を効率化したい。しかし複雑な操作は避けたい」というお店にとって最適なサービスです。

＜導入事例1＞ウェブ予約機能の活用で売上高が20％アップ｜東新宿サンラサー

東新宿サンラサーさんはスタンディングで5席と小さい店ながら、連日満席の人気店。1日10食分だけ予約を受け付けていたが、予約管理に課題があり「トレタ予約台帳」を導入。期待以上の成果を達成したそうです。

課題
・予約の受付にInstagramのDMを使っていたがお客様とのやり取りに手間と時間がかかりすぎていた

施策
ウェブ予約を導入し、InstagramやTwitterでウェブ予約を案内

結果
・新規のお客様が急増した
・取りこぼしていた予約が減って毎日に売上が20％アップした

詳細URL：https://toreta.in/case/2022-08-16/3111/

＜導入事例2＞満席時に他店舗への送客が可能に。さらにウェブ予約で得た顧客情報を通販で活用｜博多華味鳥

2015年から「トレタ予約台帳」を継続利用していただいてる「博多華味鳥」さん。割烹スタイルや居酒屋スタイルなどさまざまな業態で、全国に35店舗を構えておられます。多店舗展開におけるデジタル化のメリットをうまく活用。さらに店舗の予約で得たメールアドレスを通販事業でも生かすなど売上向上と販路拡大に「トレタ予約台帳」が貢献しています。

課題
35店舗展開するなか満席の店舗と空席のある店舗があり、お客様を取りこぼしていた

施策
すべての店舗で「トレタ予約台帳」を導入し、他店舗の状況や顧客情報を共有

結果
・A店が満席でも、空席のある近隣のB店やC店をお客様に案内することで取りこぼしが防げるようになった
・「トレタ予約台帳」のウェブ予約で得たメールアドレスに、通販商品のダイレクトメールを送付するなど、通販事業の販路拡大にもつなげることができた

詳細URL：https://toreta.in/case/2021-10-04/2566/

レストランボード

レストランボードはリクルートが提供している予約台帳アプリです。
Airレジやホットペッパーグルメなど、リクルートのアプリと親和性が高く連携がスムーズに行えます。
無料プランでは、「テーブル管理」「予約台帳」「顧客台帳」の基本機能が利用できるため、まずは無料プランで試してみるのも良いでしょう。

「メッセージ配信」「ホームページ作成」「ネット広告配信」はオプションの有料サービスとして用意されておりますが、他社サービスと比較すると機能を絞っている印象です。

「最低限の機能で良いので費用を抑えたい」お店に向いているサービスと言えます。

導入事例：https://airregi.jp/restaurant-board/case/

TableCheck

TableCheckには予約管理や顧客管理をはじめ、365日24時間予約を受付するネット予約ページや電話予約自動受付機能など、予約管理システムに欲しい機能を網羅しています。

その上で一番の特徴といえるのがと言えるのが「コンタクトレス決済」です。
予約時にクレジットカード情報を入力してもらうことで、店頭でのお会計が不要になり、接客のオペレーションが楽になります。

また電話にもネットにも対応可能なドタキャン・無断キャンセル対策機能「キャンセルプロテクション」が用意されており、万が一の損失を回避できます。

TableCheckの費用は比較的高額ですがそれに見合う高機能で、主にホテルや高級店に利用されています。

導入事例：https://www.tablecheck.com/ja/join/case-studies/

予約管理システムの導入には補助金を活用しよう

飲食店の取り組みをサポートしてくれる援助金である補助金制度を活用すれば、予約管理システムの導入コスト削減が可能です。
国や地方自治体が企業や個人に対してIT化を勧めているといった背景もあり、業務のIT化に関わる事業が採択されるケースは多く見られます。

補助金は費用の一部を負担してくれる制度なので、一定の費用はかかりますが、制度によっては事業に関わる費用の2/3が補助されるケースもあります。
予約管理システムの導入を検討する際は、補助金の申請も併せて検討してみましょう。

飲食店の予約管理システム導入が補助対象になっているのは、主に下記の3点です。

• 小規模事業者持続化補助金
• IT導入補助金
• ものづくり補助金

補助金の補助額や申請先などについては、「飲食店の給付金・補助金・助成金一覧！事例つきでわかりやすく解説」を併せてご覧ください。

予約管理システムの導入はDX化の第一歩としておすすめ

予約管理システムの導入を検討しているなら、いずればDX化に取り組みたいと考えている方もいるのではないでしょうか？

予約管理システムは「飲食店DX」のなかでも中核を担うため、最初の取り組みとして最適です。
予約管理システムを使いこなすことで、DXの利便性など実感しやすくなりるメリットも享受できます。

またDX化を急速に進めるのは、費用やスタッフへの教育期間などの点において大きな負担になります。
そういった意味でも、予約管理システムから始めるのは賢明な選択と言えるでしょう。

「飲食店DX」のメリットや進め方などについては「飲食店のDXとは｜利益率向上に繋がるデジタル化推進のコツと企業事例」を併せてご覧ください。

まとめ｜予約台帳の管理方法をデジタル化すると集客もできる

飲食店の予約台帳や予約管理システムについて解説してきました。改めて本記事の結論をまとめてみます。

飲食店の予約管理方法

• 手書きの予約台帳
• エクセルなど表計算ソフトで管理
• 予約管理システムの利用

飲食店の予約関連で発生しやすいトラブル

• 予約日時のミス
• 無断キャンセル

どちらも予約日までにお客様へ連絡することで回避できる可能性がある

予約管理システムができること

• 予約受付・管理
• 顧客管理
• 予約状況確認
• メール配信
• 分析機能
• グルメサイト連携
• POSシステム連携
• 決済端末連携
• 複数店舗管理
• 多言語対応

予約管理システムを導入するメリット

• 予約業務の効率化
• 予約数の増加
• 集客効果
• 売上・顧客分析

予約管理システムの選び方

• 料理専門のサービスを選ぶ

予約管理システムおすすめ3選

• トレタ
• レストランボード
• TableCheck

予約管理システムの導入に補助金が活用できる

予約管理システムの導入はDX化の第一歩としておすすめ

飲食店の予約管理を効率化し、集客へ取り組む際にお役に立ててください。