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シフト管理システムで業務を効率化|従業員満足度の向上にも役立てよう

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現代のビジネス環境では、時間と資源の効率的な管理が成功の鍵を握るといっても過言ではありません。
とくに飲食業などのサービス業や小売業など、従業員のシフト管理が日常業務の重要な部分を占める分野では、シフト作成と管理を効率化するツールの必要性が高まっています。

このような状況において、重要な役割を果たすのがシフト管理システムです。
シフト管理システムは、従業員のスケジューリング、時間管理、シフト変更のプロセスをデジタル化し、自動化することで、従来の手法に比べて大幅な時間削減と効率向上を実現します。

本記事では、飲食店に最適なシフト管理システムを選ぶ際のポイントや、導入時の注意点、そしてシステム運用のリスクとその回避方法について解説します。
効果的なシフト管理を通じて、より良い職場環境を作り出し、お客様へのサービスの質を向上させましょう。

飲食店舗の約7割が「お店のデジタル化は必要と回答」。
飲食店のデジタル化を検討してみませんか?

DXという言葉はよく聞くがそもそもどういうことなのか...、自店にとって必要なことなのか、など、一度は耳にした言葉ではあるものの実体についてはよく分からないという方も多いのではないでしょうか。

DXとは「デジタル化」「IT化」を指し、簡単に説明をすると、テクノロジーの力を活用し飲食店運営を効率化していくこと、です。

言葉だけを聞くと難しく感じますが、人手不足が深刻化する飲食店にとってこそDXが必要だと考えます。

DXとはどういうこと?という方のために、専門知識がなくても誰でも簡単に学べるようにイラストを交えた資料をご用意しました。ぜひこの機会に一度お読みください。

※引用:株式会社ぐるなび「飲食店のDX化に関する調査」より

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※引用:株式会社ぐるなび「飲食店のDX化に関する調査」より

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シフト管理システムとは

シフト管理システムは、企業や店舗の労務管理を効率化し、管理負担を大幅に軽減する重要なツールです。
これまでおこなってきた手書きや、表計算ソフトベースのシフト管理はミスが生じる可能性が高く、時間も多く要していました。

しかし、シフト管理システムを導入することで、これらの問題を解消し、より迅速かつ正確にシフトを作成・管理することが可能になります。
さらに、従業員からのシフト変更リクエストの処理が容易になり、従業員の満足度の向上にもつながります。

つまりシフト管理システムは、飲食店を含むビジネスの生産性向上、コスト削減、そして従業員のワークライフバランスの改善に貢献する、不可欠なツールと言えるでしょう。

シフト管理システムとエクセルの比較

シフト管理システムは、Microsoft Excel やGoogle スプレッドシート等の表計算ソフト(以下、エクセルと称する)に比べて、シフト作成の手間と時間を大幅に削減します。
自動化機能により、従業員の利用可能時間や休暇を瞬時に計算し、数クリックで最適なシフトを生成することも可能です。

一方、エクセルではこれらのプロセスに多くの時間と労力が必要です。
また、エクセルでの手動入力はエラーが発生しやすく、効率性に欠けますが、シフト管理システムはミスの発生を防ぎ、公平なシフト割り当てが可能になります。

さらに、シフト管理システムでは従業員がシフトの変更をリアルタイムで入力でき、管理者は迅速に調整可能です。
これに対し、エクセルでの変更は時間がかかり、エラーのリスクが高まります。

結果として、シフト管理システムはエクセルに比べて、シフト作成の効率化、ミスの防止、柔軟な変更の容易さを実現し、従業員の満足度と生産性の向上に貢献します。

比較項目 シフト管理システム エクセル
シフト作成の効率性 自動化機能による時間・手間の大幅削減 多くの時間と労力が必要
エラーの発生率 ミスの発生を防ぎ、公平なシフト割り当て 手動入力によるエラーが発生しやすい
シフト変更の柔軟性 従業員のリアルタイム入力による迅速な調整可能 手動入力によるエラーが発生しやすい

シフト管理システムの種類とその特性

シフト管理システムは主に下記の3つのカテゴリに分類されます。

  • オンプレミス型
  • クラウド型
  • ハイブリッド型

オンプレミス型

オンプレミス型システムは、店舗の内部サーバー上で直接運用されます。
このシステムの最大の利点は、高いセキュリティとカスタマイズ性です。

自店のIT環境内で完全にコントロールを保ち、独自のニーズに合わせてシステムを調整できます。
しかし、高い初期投資が必要であり、システムの維持と更新に専門知識が求められます。

クラウド型

クラウド型システムは、インターネットを通じてサービスを提供するモデルを指します。
最大の特徴は、設置やメンテナンスの手間が少なく、低コストで導入できることです。

また、どこからでもアクセス可能で、迅速な更新とスケーリングが可能です。
ただし、データの保管と処理が外部のサービスプロバイダーに依存するため、セキュリティやプライバシーの懸念があります。

ハイブリッド型

ハイブリッド型システムは、オンプレミスとクラウド型の両方の特性を組み合わせたものです。
このシステムでは、内部の重要なデータをオンプレミスで管理しつつ、柔軟性とアクセシビリティを高めるためにクラウド機能も利用します。

これにより、セキュリティと利便性のバランスが取れるようになる一方で、管理が複雑になる可能性があります。

これらのシフト管理システムの種類は、それぞれ異なる特性と利点を持っているため、自店のニーズやリソースに応じて適切なタイプを選択しましょう。

シフト管理の目的と基本的なアプローチ

この章では、シフト管理の目的やエクセルとシフト管理システムの関係について解説します。

シフト管理をおこなう目的

シフト管理は店舗運営における中心となるプロセスであり、重要な役割を担っていますが、主な目的は、業務の効率化やコスト削減です。
適切なシフト管理によって、必要な時に適切な人材が配置され、無駄な人件費の削減や労働生産性の向上が期待できます。

また、従業員満足度の向上も重要な目的です。
従業員の勤務時間や勤務場所を適切に管理し、彼らや彼女らの希望や都合を反映させることで、モチベーションの向上を図れます。

さらに、法令遵守の観点からも、適切なシフト管理は必要不可欠です。
労働時間規制や休憩時間の遵守など、法的要件を満たすためには、効率的なシフト管理が求められます。

エクセルとシフト管理システム

シフト管理には、これまで多くの人がおこなっていたエクセルベースの方法と、最新のシフト管理システムという二つの主要なアプローチがあります。

エクセルによるシフト管理は、そのカスタマイズ性から広く用いられていますが、手間や時間がかかる上、ミスのリスクも伴います。
とくに複雑なシフトや多数の従業員を管理する場合、エクセルだけでは効率的な管理が困難になりがちです。

一方、シフト管理システムの導入は、これらの問題を解決するための効果的な手段のひとつです。
シフト管理システムは自動化を利用してシフト作成の時間を短縮し、ミスを減らせます。

また、従業員の希望や都合をリアルタイムで反映させ、より公平で効率的なシフト計画を実現します。
このように、シフト管理システムは、業務の効率化、コスト削減、従業員満足度の向上、法令遵守のための強力なツールとなり得るでしょう。

シフト管理システムのメリットとデメリット

シフト管理システムの導入は、企業運営に大きな影響を及ぼし、その効果は多面的です。
メリットは明白で多数存在する一方で、いくつかのデメリットも認識する必要があります。

シフト管理システムのメリット

シフト管理システムの主なメリットは下記の5点です。

  • 手間や時間の削減
  • ミスの防止
  • シフトの柔軟な変更
  • 法令遵守のサポート
  • 従業員の満足度向上

それぞれ詳しく解説します。

手間や時間の削減

シフト管理システムは、シフトの自動作成や変更を実現し、従来の手作業に比べて大幅な時間削減をもたらします。
管理者はシフト作成に費やす時間を大幅に短縮し、他の業務に集中できるようになるでしょう。

自動化されたシステムは、従業員の勤務希望や利用可能時間を考慮して最適なシフトを瞬時に生成するため、労力の大幅な節約につながります。

ミスの防止

手動でのシフト作成は、入力ミスや見落としによるシフトのダブルブッキングなど、エラーのリスクが伴います。
一方、シフト管理システムではこれらのミスを軽減し、より正確なシフト管理が可能です。

シフト管理システムは、シフトの重複や不均等な割り当てを自動的に検出し、さまざまな問題をリアルタイムで解決します。

シフトの柔軟な変更

従業員は自身のシフト変更リクエストをオンラインで直接提出でき、管理者はこれを迅速に確認し、容易に調整することができます。
これにより、従業員の急な変更要求や休暇の申請にも柔軟に対応できるようになるでしょう。

システムの活用により、変更が必要な場合にも、迅速かつ効率的な対応が可能となり、運営の柔軟性が向上します。

法令遵守のサポート

シフト管理システムは、労働法規に基づく勤務時間の制限や休憩時間の遵守を容易にします。
その結果、過重労働の防止と労働法違反のリスク軽減が可能になり、店舗の信頼性と安定性が向上します。

また、必要時に労働時間の記録にアクセスできるため、法的問題の防御にも役立つでしょう。

従業員の満足度向上

シフト管理システムは、従業員満足度の向上にも効果を発揮します。
従業員の希望や都合に合わせたシフト作成によりワークライフバランスが改善し、ストレスの軽減と職場の雰囲気向上に寄与するためです。

従業員の職場への関与が増し、サービスの質が向上するなど、店舗運営の全体的な効率が高まります。

シフト管理システムのデメリット

メリットに対し、システム管理システムの主なデメリットには下記の2点が挙げられます。

  • 導入コストがかかる
  • 使いこなすためのスキルが必要

導入コストがかかる

シフト管理システムの導入には、初期投資としてシステムの購入費用やサービス利用料が発生します。
また、システムのアップグレードやメンテナンスにも定期的な費用が必要です。

個人店や小規模企業にとっては、初期投資が大きな負担になることもあり、予算の制約が導入の障壁となるでしょう。

使いこなすためのスキルが必要

新しいシステムの導入には、管理者や従業員が操作方法を学ぶ時間が必要です。
とくに、デジタル技術の扱いに慣れないユーザーにとっては、最初の習得が難しい場合があります。

システムを効果的に利用するためには、定期的なトレーニングやサポートを求められることがあり、追加の時間やコストを要することがあるでしょう。

シフト管理システムの選びのポイント

シフト管理システムを選ぶ際には、飲食店の特定のニーズと状況に合わせて慎重に検討することが重要です。

下記の4つのポイントを参考に、最適なシステムを見つけましょう。

  • 自社の状況やニーズに合ったシステムを選ぶ
  • 機能や価格を比較する
  • サポート体制を確認する
  • 操作性やデザインを確認する

自社の状況やニーズに合ったシステムを選ぶ

飲食店に最適なシフト管理システムを選ぶには、まず自社の規模、業種、従業員の勤務形態などを考慮する必要があります。
たとえば、小さなカフェと大規模なレストランチェーンでは必要とされるシフト管理の機能が異なります。

また、シフトの複雑さや従業員の勤務希望をどの程度柔軟に対応する必要があるかも重要な要素です。

機能や価格を比較する

次に、機能と価格を比較します。
自動シフト作成、時間追跡、従業員の勤務希望管理など、自店にとって必要な機能が含まれているかを確認し、それらの機能が予算内で提供されているか検討します。

また、将来的な拡張性やアップグレードのコストも考慮に入れることも重要です。

サポート体制を確認する

どれだけ優れたシステムであっても、問題が発生した際のサポート体制が不十分では不安が募ります。
安心して運用するためには、サポートの可用性や対応時間、トレーニング資料の提供など、サポート体制の質を確認することが重要です。

とくに非常時のサポート体制は、システム選びの決め手となる重要なポイントと言えるでしょう。

操作性やデザインを確認する

最後に、システムの操作性やデザインを確認します。
直感的で使いやすいインターフェースは、従業員の負担を軽減し、システムの効果的な利用を促進します。

可能であれば、実際にデモ版を試用してみることで、操作性を体験し、自社に適しているかを確認してみましょう。

おすすめのシフト管理システム【無料・有料】

シフト管理システムは、ビジネスの規模やニーズに応じて多種多様な形態で提供されています。
この章では無料から有料まで、さまざまなタイプのおすすめシフト管理システムを紹介します。

無料で使えるシフト管理システム  

無料のシフト管理システムは、新規開業や予算に制約がある小規模企業に適しています。

ジョブカン勤怠管理

画像引用:ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理はシンプルかつ、使いやすいインターフェースで、基本的なシフト作成と管理機能を備えたサービスです。
また、労働時間の自動集計と報告書作成機能の便利機能も搭載。

新規開業のカフェや小規模レストランなど、コストを抑えたい飲食店に適しています。

ハーモス勤怠 by IEYASU

画像引用:ハーモス勤怠 by IEYASU

ハーモス勤怠 by IEYASUは、勤務時間の追跡と基本的なシフト管理機能を備えたシフト管理システムです。
柔軟なカスタマイズが可能で、従業員ごとの勤務パターンの設定と分析をおこなえます。

時間追跡を重視するバー、ファーストフード店などに最適です。

自動でシフト作成・管理ができるシフト管理システム  

自動でシフト作成・管理ができるタイプは、シフト作成の手間を省きたいと考える、多忙な飲食店経営者や、規模の大きい飲食店におすすめです。

Shiftmation

画像引用:Shiftmation

Shiftmationは、高度な自動シフト作成機能を有したシフト管理システムです。
従業員の利用可能時間に基づき最適なシフトを生成が可能。人工知能を活用したシフト最適化を実現します。

スタッフが多数いるレストランや、シフトが複雑な大型飲食施設に適しています

勤務シフト作成お助けマン

画像引用:勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、労働法規制への対応や、多様なシフトパターンの作成をサポートしてくれるサービスです。
労働規則に基づく自動シフト調整機能を搭載し、シフト作成の手間を減らします。

法規制を厳守したい中規模以上の飲食店やチェーン店に適したシステムです。

飲食業に特化したシフト管理システム 

こちらのシステムは飲食店での使用を想定して作られているため、飲食店のシフト管理に便利な機能が搭載されています。

Fooding Journal

画像引用:Fooding Journal

Fooding Journalは、 飲食業界の特有なニーズに特化したサービスです。
ピークタイムの管理やスタッフの専門性を考慮したシフト計画が可能になります。
飲食業界特有のデータを利用した予測シフト作成機能は、忙しい飲食店には大いに助かる機能です。

特定の料理やサービスを提供する専門店、人気のあるレストランに適しています。

かえる勤怠管理 飲食

画像引用:かえる勤怠管理 飲食

かえる勤怠管理 飲食は、飲食店向けにカスタマイズされた機能が特徴のサービスです。
飲食店特有の勤務条件に基づく柔軟なシフト調整や、勤務時間追跡機能を備えています。

変化に富んだ勤務スケジュールが必要な店舗に適しています。

シフト管理に特化した定番のクラウドサービス・システム

多くの店舗が利用している、定番のクラウドサービスを紹介します。

Airシフト

画像引用:Airシフト

Airシフトは、シフト作成や時間追跡、従業員コミュニケーションを一元化したクラウドサービスです。
クラウドベースの全面的なシフト管理と従業員エンゲージメントツールにおいて、代表的なシステムと言えるでしょう。

中規模から大規模の飲食店やチェーン店に適しています。

SHIFTEE

画像引用:SHIFTEE

SHIFTEEは、シンプルながら強力なシフト管理機能を提供するクラウドサービスです。
従業員のパフォーマンス追跡と分析機能を備えています。

効率的な人員管理と従業員パフォーマンスの向上に注力する店舗に適しています。

システム名 カテゴリー 主な特徴 適合する飲食店
ジョブカン勤怠管理 無料 基本的なシフト作成と管理、労働時間の自動集計 新規開業カフェや小規模レストラン
ハーモス勤怠 by IEYASU 無料 勤務時間追跡、柔軟なカスタマイズ 時間追跡重視のバー、ファーストフード店
Shiftmation 自動シフト作成 高度な自動シフト作成、人工知能最適化 スタッフ多数のレストラン、大型飲食施設
勤務シフト作成お助けマン 自動シフト作成 労働法規制対応、多様なシフトパターン作成 法規制厳守の中規模以上飲食店、チェーン店
Fooding Journal 飲食業特化 ピークタイム管理、予測シフト作成 専門店、人気レストラン
かえる勤怠管理 飲食 飲食業特化 飲食店特有の勤務条件調整 ダイナミックな勤務スケジュール必要店舗
Airシフト クラウドサービス 全面的なシフト管理、従業員エンゲージメント 中規模から大規模の飲食店、チェーン店
SHIFTEE クラウドサービス 強力なシフト管理、パフォーマンス追跡 人員管理とパフォーマンス向上に注力する店舗

シフト管理の注意点とリスク

シフト管理は、ビジネス運営の効率性と従業員の満足度に大きな影響を与えますが、その実施にはいくつかの注意点とリスクが伴います。

シフト管理システムの導入時の注意点  

シフト管理システムは、お店に合ったシステムを選びましょう。
お店の規模や特徴、スタッフの働き方に合うシステムが最適です。
ピークタイムや閑散期のシフトの調整、必要な機能を考えて選択してください。

さらに、システム導入にかかる費用と、それによって得られる効果(時間の節約、スムーズな運営など)を比較しましょう。
小規模の飲食店では、投資に見合う効果があるかを考慮することが大切です。

導入するシステムが決まれば、新しいシステムにスタッフが慣れるようにトレーニングをおこないます。
使い方の説明会や実践トレーニングを実施することで、スムーズな移行が可能です。

最後に、忘れてはならないのがセキュリティ面での機能です。
個人情報を含むシフトデータの安全性を保つため、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選びましょう。

シフト管理システムのリスクとその回避方法

シフト管理システムが便利だからといってシステムへの過度な依存を避けたほうが良いでしょう。
完全にシステムに頼るのではなく、定期的にチェックをおこない、必要に応じて手動で調整することが大切です。

システム導入にはスタッフの協力が不可欠ですが、難色を示すスタッフがいるかもしれません。
しかし、システム導入に際してスタッフの意見を聞き、積極的に関わらせることで、変更に対する抵抗感を軽減できます。

また、技術的問題への対応も重要です。
信頼性の高いシステムを選び、定期的にバックアップを取るなどして、万が一の時に備えましょう。

シフト管理システムはスムーズな店舗運営をサポートしますが、その導入と運用には慎重な対応が求められます。
適切な計画と準備により、システムのメリットを最大限に活用しましょう。

まとめ|シフト管理は新システムで業務効率向上を目指そう

今回はシフト管理について解説しました。最後に結論となるポイントをまとめます。

シフト管理システムとは
シフト作成・管理を効率化し、業務の負担を軽減するシステム

シフト管理システムとエクセルの違い
エクセルに比べ、シフト管理システムはエラーが少なく手間もかからない

シフト管理システムの種類

  • オンプレミス型
  • クラウド型
  • ハイブリッド型

シフト管理をおこなう目的

  • 業務の効率化
  • コスト削減
  • 従業員満足度の向上
  • 従業員の勤務時間・勤務場所を決める
  • 法令遵守
  • 従業員の希望や都合を把握、モチベーション向上

シフト管理システムのメリットとデメリット

メリット

  • 手間や時間の削減
  • ミスの防止
  • シフトの柔軟な変更
  • 法令遵守のサポート
  • 従業員の満足度向上

デメリット

  • 導入コストがかかる
  • 使いこなすためのスキルが必要

シフト管理システムの選びのポイント

  • 自社の状況やニーズに合ったシステムを選ぶ
  • 機能や価格を比較する
  • サポート体制を確認する
  • 操作性やデザインを確認する

おすすめのシフト管理システム

無料

  • ジョブカン勤怠管理
  • ハーモス勤怠 by IEYASU

有料

  • Shiftmation
  • 勤務シフト作成お助けマン
  • Fooding Journal
  • かえる勤怠管理 飲食
  • Airシフト
  • SHIFTEE

シフト管理システムの導入時の注意点 

  • お店の規模や特徴、スタッフの働き方に合うシステムを選択する
  • 投資に見合う効果があるかを考慮することが大切
  • セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶ

シフト管理システムのリスクとその回避方法

  • 定期的にチェックをおこない、必要に応じて手動で調整する
  • システム導入に際してスタッフの意見を聞き、積極的に関わらせる
  • 信頼性の高いシステムを選び、定期的にバックアップを取る

飲食店経営者にとって、シフト管理システムの導入は店舗運営の効率化と従業員満足度の向上に大きく貢献します。
しかし、システム選択には自店のニーズやスタッフの勤務形態、コスト対効果を考慮し、セキュリティやプライバシー保護の面も念頭に置く必要があります。

また、スタッフのトレーニングとシステムへの適応、技術的問題への備えも重要です。これらのポイントに注意を払いながら、飲食店特有のニーズに合ったシフト管理システムを選ぶことで、スムーズな日々の運営と従業員のモチベーション向上を実現できます。
適切なシフト管理システムの導入は、飲食店の成功への鍵となるでしょう。

飲食店舗の約7割が「お店のデジタル化は必要と回答」。
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DXとは「デジタル化」「IT化」を指し、簡単に説明をすると、テクノロジーの力を活用し飲食店運営を効率化していくこと、です。

言葉だけを聞くと難しく感じますが、人手不足が深刻化する飲食店にとってこそDXが必要だと考えます。

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