電話予約とウェブ予約、どっちを使う？ それぞれのメリットを整理！

店長「ウェブ予約も浸透してきたことだし、電話予約はやめて、ウェブ予約一本にしてみようかな。」

スタッフ「ちょっと待ってください！電話予約もまだたくさんありますし、なくすなんて気が早いですよ。」

店長「でもピークタイムや営業時間外の電話は出れないことも多いから、損している気がするんだよね。」

スタッフ「では、電話予約とウェブ予約のメリットとデメリット、それぞれの活用方法について、一緒に考えてみませんか？」

この記事では、ウェブ予約の導入を検討している方のために、電話とウェブ予約では、どんな時にどう便利なのか、それぞれの特徴を整理していきます。

それぞれのメリットデメリットを正しく理解してすることで、お店の課題に合った予約対応を実現することができます。

いったい電話とウェブ予約、予約管理に向いているのはどちらなのでしょうか？

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予約管理に向いているのはどっち?

電話予約とウェブ予約、どちらの予約方法が予約を管理がしやすいのでしょうか？管理の面でそれぞれの特徴を整理していきましょう。

電話予約の特徴

• 手書きや手入力の手間が必要
• 聞き間違い、書き間違いのリスクがある

ウェブ予約の特徴

• 自動で登録されて管理しやすい
• お客様の入力がそのまま反映されるのでミスがない

店長「予約の電話対応では復唱するようにしているけど、それでも聞き間違いが心配。その点、ウェブ予約なら聞き間違えることはないよね。」

トレタのウェブ予約の場合、お客さまの入力内容がそのまま予約台帳、顧客台帳に反映されます。

そのため、聞き間違いの心配もありませんし、書き移しの手間や入力ミスといったリスクを減らすことができます。

予約管理に手間やミスの発生を感じている方は、導入を検討しても良いのではないでしょうか。

丁寧な接客に向いているのはどっち?

電話予約

• メリット：コースなど細かく確認したり相談できる
• デメリット：営業時間にしか電話できない、スタッフの対応スキルが必要

ウェブ予約

• メリット：いつでも時間を気にせず予約ができる、対応ミスがない
• デメリット：コミュニケーションが発生しない、細かい対応が難しい

店長「できるだけコミュニケーションは電話でとりたいな。でも、お客さまにとって不便な面もあるんだね。」

電話の方がコミュニケーションがしやすく、感謝の気持ちを伝えやすいのも確かです。お客さまの希望を聞いたり、お店からも提案しやすいですね。親身になって応えることで、お客さまの満足度は高まります。

ただ、中には「忙しいときに電話をかけると迷惑かな？」「スキマ時間に予約したい」「ウェブ予約の方が気軽でいいな」といった方もいます。そういった方に、電話予約だけでは不親切といえるかもしれませんね。

また、ウェブ予約なら空き状況を確認する際に待たせないこともポイントです。

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予約キャンセルが多くなるのはどっち?

店長「ウェブ予約の方がキャンセルが多いんじゃないかな？」

実は、ウェブ予約だからキャンセルが多くなるとは言い切れません。

以下の調査結果を見ると、電話予約の場合とウェブ予約の場合で、キャンセルする理由に大きな違いがないことがわかります。

Q.飲食店の予約をキャンセルした理由はなんですか?(複数回答可)

1位「他の用事ができたから」

• 電話予約：39.0%
• ウェブ予約：43.2%

2位「体調不良で行けなくなったから」

• 電話予約：29.3%
• ウェブ予約：30%

3位「当初予定の人数が集まらなくなった」

• 電話予約：19.5%
• ウェブ予約：22.2%

その他の理由

• 他のお店に決めたから（電話：14.6%、ウェブ：17.3%）
• 仕事や前の用事が長引いたから（電話：13.0%、ウェブ：12.3%）
• 予約時間・お店を間違えて予約していた（電話：4.1%、ウェブ：2.5%）
• 予約していたことを忘れていたから（電話：0.8%、ウェブ：3.7%）
• 行くのが面倒になったから（電話：0.0%、ウェブ：2.5%）
• 特に理由はなかった（電話：0.0%、ウェブ：1.2%）

「他の用事ができたから」「体調不良で行けなくなったから」など上位の理由は、お店側ではどうしようもない理由で、電話予約・ウェブ予約は関係ないと考えていいでしょう。

少数派ではありますが、「予約時間やお店を間違えて予約していたから」は電話予約の方が多く、「予約したことを忘れていたから」はウェブ予約の方が多い結果となっています。

ウェブ予約であればキャンセルポリシーの明記、電話予約だと録音機能を使うなど、いずれにしても予約キャンセルへの対策は必要です。

ウェブ予約でも電話予約でも、リマインドの連絡はしておいた方がいいですね。

予約キャンセルや無断キャンセルの防ぎ方については、以下の記事も参考にしてください。

「できていますか? 予約キャンセル対策」https://toreta.in/contents/dx/cancel001

電話予約とウェブ予約を上手に連携しよう

今回は、電話予約とウェブ予約、それぞれのメリット・デメリットについて解説していきました。

• 電話予約：お客さまに親身に接することのできる
• ウェブ予約：時間外も予約受付できる、営業中も店内のお客さまに集中できる

それぞれの特徴を理解して使い分けていきたいですね！

電話予約とウェブ予約、どちらも用意しておけば、予約の取りこぼしを防ぐことができます。
「トレタ予約台帳」を使えば電話予約もウェブ予約も一元管理が可能です。

よろしければ一度ご検討してみてはいただけますと幸いです。

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