トレタ活用ガイド「電話対応はAIにお任せ？トレタ予約番で予約の取りこぼしを防ごう」

飲食業界でもIT化を推し進めるお店が多くなり、オンライン予約システムの採用も当たり前になってきました。かといって、電話での予約やお問い合わせがなくなるかというと、ほとんどのお店ではそうはならないはずです。

なので、「電話対応ばかりは人の手をかけざるをえない」とつい考えてしまっているかもしれません。
そんな飲食店様におすすめしたいのが、電話予約をAIが自動で受け付け応対するサービス、「トレタ予約番」です！
このサービスでは、お客さまに番号を入力してもらうIVRの方式ではなく、自然な会話形式での予約対応を実現。いったいどんなサービスでどんなメリットがあるのか、ご紹介していきます。

AIが電話応対してくれる「トレタ予約番」とは

トレタはこれまでにもIVR機能（トレタフォン 自動応答サービス）や、電話受付業務を代行するコンタクトセンターサービスを提供していました。トレタ予約番は、それらが持っていた課題も解決した新しいサービスです。
まずはどんなサービスなのかご紹介しましょう。

トレタ予約番とは、人のオペレーターではなくAIのオペレーターがお客さまの電話に対応し、自動で予約受付が可能となるサービスです。

トレタ予約番の対応範囲

• 新規予約受付（席予約）
• 満席時の別日時リコメンド
• 変更、キャンセル受付（予約番経由のみ）
• 個室希望確認
• 自動配席、自動登録
• 予約確定時のSMS配信

そしてトレタ予約番から新規の予約、変更やキャンセルがはいったら、その内容はトレタの予約台帳に自動で反映されます。

メリットその1：取りこぼしを防ぎ、予約数増加が期待できる

トレタ予約番のメリットは大きく2つあります。まず、営業時間外でも電話予約が受け付けられるので、予約の取りこぼしがなくなり、予約数増加が期待できます。

営業時間外の電話には、営業時間の案内と、改めてかけ直してほしい旨を留守番電話で伝えるくらいの対策しかとれていないお店が多いもの。
でもそれだと、そのお店への予約をあきらめてしまう人が出てきてしまいます。トレタ予約番を使ってそういった取りこぼしを防ぎましょう！

トレタの調査では、（ディナー営業のみの場合）飲食店に対する電話全体の33%が営業時間外の着信だとの結果が出ています（※）。そして営業時間外の電話の内、営業時間内に掛け直してくれている比率はわずか10%でした。
※問い合わせや予約変更やキャンセルなど、新規予約以外の電話も含みます

新規の予約も、知らない内に逃してしまっている可能性が高いのです。電話がつながる他のお店を代わりに予約しているケースもあるでしょう。

でもトレタの予約番なら、営業時間外でも電話での予約を受け付けられます。こうして予約の取りこぼしを防ぐことで、予約数の増加が期待できるのです。

メリットその2：電話対応にかける時間が削減できる

電話はお店の都合に合わせてかかってきてはくれません。応対するのに時間がかかって、店内の接客がおろそかになってしまうこともありますよね。
トレタ予約番を使えば、そんな電話対応にかける時間が減らせて、その分店内のお客さま対応に力が入れられます（※）
※営業時間内に対応できる機能は、2021年5月1日以降の開始となります

お客さまから電話がかかってきたら、「電話のあるところまで移動し」「要件を聞き」「予約な日時や人数を確認し」「空き状況を確認し」「予約台帳に反映し」「複唱する」といった、たくさんのステップをこなさないといけません。1回の電話対応に10分以上かかってしまうようなことだってあるでしょう。
電話でも丁寧な接客はもちろん大事ですが、予約という目的を達成したいだけのお客さまに対しては、応対を必ずしも人がやらないといけないといったことはないはずです。そこはトレタ予約番に任せてみましょう。

4.飲食店の不安をカバーする細かい気配りに注目！

メリットは理解できても、やっぱり心配はありますよね。これで予約が本当にできたのかとお客さまが不安になるかもしれないし、予約以外の内容は直接対応したいし、満席だったらどうするんだろう……などなど。
でもご安心ください。トレタ予約番は、そういった不安を解消するためのさまざまな工夫をしています。

予約完了のSMS配信でお客さまは安心

トレタ予約番で予約をすると、お客さまの電話番号宛にSMS（ショートメッセージサービス）が自動で送信されます。自動音声との会話だときちんと予約が入れられたのか不安になるお客さまもいるかもしれませんが、予約に関する情報がSMSのメッセージとして記録に残れば安心です。
後から言った言わないのトラブルが発生するリスクも避けられるでしょう。

営業時間内には店内電話への転送も可能

トレタ予約番を営業時間内に機能させておく場合、予約以外の内容（営業時間の確認、忘れ物の問い合わせなど）や、トレタ予約番でエラーになってしまったときに、お店の電話に転送する設定も行えます。また、トレタ予約番での予約完了後にお店への取次を希望された場合にも転送いたします。
※この機能は2021年5月1日以降の開始となります

満席の場合には他の日時をおすすめ

トレタ予約番はトレタの予約台帳と連携しています。なので空き状況も把握の上予約を受け付けます。そして満席だったからといって、ただ予約を拒否するだけではありません。同じ日で空きのある時間、席の候補、他の日の候補などをおすすめすることもできます。もしくは営業時間内の再連絡を促し、店舗スタッフに柔軟に対応してもらうよう示唆することもできます。

引き続き予約の約半数ほどを占める電話は、多くの飲食店にとって悩みの種だったかもしれません。省人化・機械化が求められる世の中にあっても、なかなか解決しにくい問題でした。そこをスマートに解決する手段となり得るのがトレタ予約番です。
すでに導入いただき、営業時間外の予約でかなりの売上貢献につなげられているお店もあります。ご興味ある方はトレタまでお問い合わせください。

トレタ予約番についてのお問い合わせはこちらからお願いいたします！
＜＜お問い合わせはこちら＞＞