歓送迎会の予約で飲食店が困ってしまったことランキング

歓迎会の予約で飲食店が困ってしまったことランキング

今回は、予約が可能で、歓送迎会の利用に使われることがあるという飲食店に勤務する方を対象としてアンケートをとりました。
それではまず、歓送迎会の予約で困ってしまったことのランキングから紹介しましょう！

歓迎会の予約で飲食店が困ってしまったことベスト5

1. 直前で人数変更があった　88.0%
2. お客さまが酔いつぶれた　64.8%
3. 席の時間制限をオーバーされた　61.1%
4. 直前のキャンセルを受けた　59.3%
5. 直前で日時変更を希望された　40.8%

※「飲食店でされて歓送迎会と思われる予約のあったとき、お店側として以下のような経験はありますか」という質問への回答で、「よくあった」「たまにあった」の合計から算出

ポイント1. 人数変更や酔いつぶれは当たり前？

1位は「直前で人数変更があった」。歓送迎会というと大人数で、参加可否があいまいな人も多く発生してしまいがちですよね。直前の人数変更は、大人数の予約に慣れている飲食店なら、当然として受け止めているかもしれません。

2位の「お客さまが酔いつぶれた」についても、想定内なお店は多いようですが、「トイレを占拠された」「急性アルコール中毒で救急車騒ぎになる」「他のお客さんに絡んだ」など、他のお客さまに迷惑をかけたり、度が過ぎたりするケースは特に困った行動として気にされているようです。

日時の変更は比較的起こりづらいものですが、それでも40.8％あります。

ポイント2. 直前のキャンセルや日時変更も歓送迎会では多い

3位「席の時間制限をオーバーされた」、4位「直前のキャンセルを受けた」、5位「直前で日時変更を希望された」は、いずれも予約時間に関することです。
時間制限のオーバーは、後ろに予約があれば他のお客さまに迷惑をかけかねませんし、直前のキャンセルは売上に大きく影響してしまう心配もあるでしょう。

歓送迎会の予約に関してお客さま側にもアンケートをとったところ、1割以上の方は、複数店舗に同時に予約を入れると答えていました。ギリギリまでどちらにするか迷って、直前になって片方をキャンセルするという方法をとる方も一定数いることがわかります。

トレタがお手伝いできること

歓送迎会と思われる予約に対しては、長めの時間設定にした歓送迎会用のコースを用意しておく、周りのお客さまの迷惑にならないようなテーブルの設定を考えておくなど、あらかじめ想定される困りごとが発生しづらい環境を作ってみるのはどうでしょう。

料理コースやテーブルの設定方法についてはこちらから
※「料理コースを設定するには」
※「テーブルの追加／編集を行うには」

予約のキャンセルを防ぐには、キャンセルポリシーとなる文面を作っておく、予約応対時にフルネームや会社名まで聞いておく、リマインドの連絡を入れるなど、基本的な対策をとることも考えましょう。

予約キャンセルを防ぐ方法について詳しくはこちらから
※「できていますか？予約キャンセル対策」

歓送迎会は常連さんを増やす絶好の機会！？

困った話の後は、前向きな話もしてみましょう。以下は、歓送迎会のお客さまが常連さんになったことはあるかという質問の結果です。

歓送迎会と思われる利用をされたお客さまが、その後個人的な常連になったケースはありましたか？

「たまにあった」「よくあった」を合計すると、なんと88.9％にもなります。お客さま側へのアンケートでも、「歓送迎会に行ったお店に、その後個人的に行こうと思ったことがあり、実際に行った」という方は24.0％、「行こうと思ったことがあるが、実際に行ってはいない」が21.9％となっています。
歓送迎会は、常連さんを増やす絶好の機会でもあることがわかりますね。

歓送迎会のお店に選んでもらうには？

まず何より、歓送迎会で使うお店に選んでもらわないと話は始まりません。どんなお店なら選びやすいか、お客さま側に聞いてみました。

歓送迎会の幹事になった場合、こんなお店なら選びやすいと思う要素を全てえらんでください

1位は「歓送迎会用のコースがある」でした。歓送迎会用のコースを用意するだけで、57.0％もの人が、選びやすいと考えるということになります。

また、歓送迎会シーズンで予約が混み合うことも考えると、お客さまにとって空き情報の確認は面倒です。予約の意志が固まっていない状態でお店に確認するのも気が引けるでしょう。そんなとき、4位の「ネットで空き情報が確認できる」のは便利ですね。最終的な予約ができるかどうか（3位「ネットで予約ができる」）も、当然選びやすいお店の要素として入ってきます。

トレタがお手伝いできること

トレタを使って、歓送迎会シーズンに備えておきましょう！

歓送迎会用のコースを用意できるなら、トレタの料理コース設定画面からコース設定をしてみましょう。「歓送迎会コース」というカテゴリを設定して、その中にさらに複数のコースを設定することも可能です。
トレタのウェブ予約の設定も忘れずに。お客さま側で空き情報の確認ができるようにもなりますよ。

料理コースの設定方法についてはこちらから
※「料理コースを設定するには」

ウェブ予約の設定についてはこちらから
※「今すぐできる！？ はじめてのウェブ予約設定ガイド」

そして、歓送迎会の予約についても、トレタの顧客台帳にしっかり情報を入れておきます。歓送迎会の幹事や参加者は、他のイベント時にもお店を利用してくれるかもしれません。そのとき、常連さん向けの対応を心がければ、同席されたお客さまも「素敵な対応をしてくれるお店なんだな」と感じて、個人的に来店いただける可能性が高まり……という、好循環が生まれるかもしれません。

お店を気に入ってもらうための方法はこちらから
※お客さまが飲食店でされて「嬉しかったこと」「嫌だったこと」ランキング

最後に……歓送迎会にしっかり備えて、丁寧な顧客対応を

歓送迎会というと、どうしても騒ぎすぎてしまうお客さまがいたり、キャンセルするお客さまが多かったりとネガティブな要素もあります。ですが、大人数でコースの予約ともなれば売り上げへの貢献度は高く、中には常連さんの卵もいるはず。

想定される困りごとはできるだけ少なくなるように対策しておきつつ、丁寧な顧客対応を心がけましょう。

トレタでは、時期に合わせてコースやテーブルの設定を変更できます。予約を入れやすいよう、ウェブ予約も設定しおきましょう。そして顧客台帳は、過去の利用履歴に合わせた対応や、今後利用時の参考として活用できます。

参加者みんなに満足してもらい、また利用してもらえる歓送迎会を実現するため、トレタを最大限活用してみてください。

※本記事中のトレタの画面に関して、テスト環境下での挙動となるため実際とは異なる可能性がございます。

LINE公式アカウントではセミナーのご案内やお役立ち情報をお届けしています！
その他、ご質問やご不明点もこちらへ！